TIETOSUOJASELOSTE
Nyyssösten sukuseura ry:n jäsenrekisteri

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Nyyssösten sukuseura ry:n jäsentiedot hankitaan ja mitä jäsenrekisteriin on kirjattu, mihin tietoja voidaan käyttää, millä tavalla tiedot suojataan sekä jäsenen oikeudesta tarkistaa ja muuttaa tietoja.
Tietosuojaseloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 30. artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § mukainen.

1. Rekisterinpitäjä
Nyyssösten sukuseura ry                          Y-tunnus 1926961-6
Kulloisetkin yhteystiedot löytyvät kotisivuilta: www.nyyssonen.info

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö ja pääkäyttäjä
Heidi Markkanen, Nyyssösten Sukuseura ry:n hallituksen jäsen ja sihteeri
puh. +372 5125615, heidi.markkanen(at)nyyssonen.info

3. Rekisterin nimi
Nyyssösten sukuseura ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenten osalta Nyyssösten sukuseura ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
– ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
– jäsenasioiden hoito, kuten jäsenmaksulaskutus ja -seuranta sekä tiedottaminen
– tapahtumien järjestäminen
– toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
– Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
– jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsentyyppi, liittymis- ja eroamisajankohta, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
– yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
– mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäseniltä itseltään liittymisen yhteydessä saadut tiedot sekä julkisista lähteistä saadut tiedot.
Kirjanpidosta saadut tiedot jäsen- ja muiden maksujen suorituksista.
Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Nyyssösten sukuseura ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Henkilötietoja luovutetaan tiedotelehden postittamiseksi painotalolle, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Jäsenrekisteriä pidetään yllä Visma Netvisor taloushallinto-ohjelmistolla, jonka käyttöoikeus perustuu vahvaan henkilökohtaiseen tunnistautumiseen.
Rekisterin tietoihin on pääsy kohdassa 2 mainitulla pääkäyttäjällä sekä yhdistyksen kulloisellakin rahastonhoitajalla.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Yhdistyksen entisten jäsenten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi 6 vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jolloin tilikausi päättyi.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 8.6.2020.


TIETOSUOJASELOSTE
Nyyssösten sukuseura ry:n sukututkimusrekisteri

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Nyyssösten sukuseura ry:n sukutiedot hankitaan ja mitä sukututkimusrekisteriin on kirjattu, mihin tietoja voidaan käyttää, millä tavalla tiedot suojataan sekä henkilöiden oikeudesta tarkistaa ja muuttaa tietoja.
Tietosuojaseloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 30. artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § mukainen.

1. Rekisterinpitäjä
Nyyssösten sukuseura ry                          Y-tunnus 1926961-6
Kulloisetkin yhteystiedot löytyvät kotisivuilta: www.nyyssonen.info
Rekisterinpitäjä on Sukuseurojen Keskusliiton jäsen.

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö ja pääkäyttäjä
Ari Kankkunen, Nyyssösten sukuseura ry:n tutkimusvastaava
Ahlströminkatu 21 B 19, 78250 Varkaus, puh. 040 8253 304, ari.kankkunen(at)saunalahti.fi

3. Rekisterin nimi
Nyyssösten sukuseura ry:n sukututkimusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Sukuyhteisön sääntöjen mukaisen suvun vaiheiden ja historian selvittäminen, kerääminen ja arkistoiminen sekä niiden julkaiseminen. Henkilötietoja tallennetaan rekisteröidyn omalla suostumuksella ja historiallista arkistotietoa koskevien säädösten mukaisesti. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu vanhempainvastuunkantajan antamaan suostumukseen tai valtuutukseen.

5. Rekisterin tietosisältö
Tutkittaviin sukuihin kuuluvista henkilöistä ja heidän puolisoistaan:
– täydellinen nimi ja aiemmat nimet, syntymäaika ja -paikka, vihkimisaika ja -paikka, kuolinaika ja -paikka, arvo ja ammatti, yhteys sukuun, perhetiedot;
– valokuvat
– muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot;
– osoitetieto, mikäli ilmoitettu;
– suostumus- ja kieltotiedot erikseen suojattuina noudattaen annettuja asetuksia.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Pääsääntöiset tietolähteet:
– henkilö itse tai hänen vanhemmat;
– kirkonkirjat ja väestötietojärjestelmä;
– muu arkistoaineisto ja viranomaisrekisterit;
– painetut lähteet;
– sukuun kuuluvat;
– verkkopohjaiset sukututkimusrekisteripalvelut.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot
Rekisteristä luovutetaan tietoja ainoastaan sukututkimustarkoituksiin ja niitä voidaan julkaista painotuotteina. Elossa olevien henkilötietoja ei luovuteta sukuseuran ulkopuolelle. Rekisteristä voidaan siirtää tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Sukututkimusrekisteriä pidetään yllä SukuJutut-ohjelmistolla, joka on asennettuna kohdassa 2 mainitun pääkäyttäjän tietokoneeseen, ja joka on suojattu hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti. Rekisteri varmuuskopioidaan sekä tietokoneelle että ulkoiselle kovalevylle. Rekisterin tietoihin on pääsy kohdassa 2 mainitulla pääkäyttäjällä. Sukututkimusrekisterin varmuuskopio toimitetaan määräajoin myös Pieksämäen Kotiseutuarkistoon, jossa rekisterin tietojen käyttö on kirjallisesti rajoitettu.
Paperilla olevat aineistot säilytetään lukitussa tilassa pääkäyttäjän arkistossa ja toimitetaan määräajoin myös Pieksämäen Kotiseutuarkistoon.
Elossa olevien henkilöiden arkaluontoisia tietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi, kuitenkin enintään siihen saakka, kun henkilö on käyttänyt tietojen poisto-oikeuttaan.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 8.6.2020.


NYYSSÖSTEN SUKUSEURA RY:N SÄÄNNÖT

1 § NIMI JA KOTIPAIKKA
Yhdistyksen nimi on Nyyssösten sukuseura ry, kotipaikka Pieksämäki ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.

2 § TARKOITUS JA TOIMINTA
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvaisuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura pyrkii

  • järjestämään yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä samantapaisia tilaisuuksia
  • keräämään ja arkistoimaan sukua koskevaa tietoutta sekä saattamaan sitä jäsenten tietoon
  • harjoittamaan sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä
  • pitämään luetteloa suvun ja sukuseuran jäsenistä

Toimintansa tukemiseksi seura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia.
Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

3 § JÄSENET
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.
Sukuseuran jäseneksi voi liittyä myös yleensä Nyyssösten suvusta, sukututkimuksesta tai sukuseuratoiminnasta kiinnostuneet henkilöt. Sukuseuran jäseneksi voi liittyä myös jokin yhteisö ja Nyyssösten sukuseura voi vastaavasti liittyä yhteisöjäseneksi toiseen rekisteröityyn yhdistykseen. Sukuseuran jäsenet hyväksyy seuran hallitus.
Jos jäsen haluaa erota yhdistyksestä, on hänen ilmoitettava siitä postitse taikka sähköpostitse yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen, jos jäsen:

  1. on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut;
  1. ei ole noudattanut yhdistyksen sääntöjä ja niihin perustuvia päätöksiä;
  2. on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä; tai
  3. ei enää täytä laissa tai yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

Ennen päätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa, paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen. Jäsenen katsotaan jättäneen täyttämättä velvoitteensa yhdistystä kohtaan, jos hän on laiminlyönyt jäsenmaksun suorittamisen eikä ole sitä maksanut maksun eräpäivän kalenterivuoden loppuun mennessä.
Erottamispäätös on hallituksen annettava postitse tai sähköpostitse tiedoksi jäsenelle. Jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen yhdistyksen kokouksen ratkaistavaksi ilmoittamalla tästä hallitukselle kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa erottamispäätöksestä tiedon saatuaan.
Sukuseuran kunniajäseneksi voi vuosikokous hallituksen esityksestä kutsua erityisen ansioituneen henkilön.
Varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.
Kunniajäsenet eivät maksa jäsenmaksua.
Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan henkilö, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena.

4 § HALLITUS
Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan vuosikokouksessa.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja mukaan lukien on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

5 § SUKUSEURAN NIMEN KIRJOITTAMINEN
Sukuseuran nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

6 § TILIT
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi ja toimikausi on vuosikokousten välinen aika.
Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava toiminnantarkastajille tarkastettavaksi viimeistään kaksi/kolme kuukautta ennen seuran vuosikokouksen pitämisajankohtaa. Toiminnantarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään kuukausi ennen vuosikokouksen ajankohtaa.

7 § SEURAN KOKOUSTEN KOOLLEKUTSUMINEN
Seuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään neljätoista (14) päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.

8 § SEURAN KOKOUKSET
Seuran vuosikokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti–syyskuun aikana.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Seuran kokouksessa jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä sekä ainais- ja kunniajäsenellä on äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.
Seuran päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.

9 § VUOSIKOKOUS
Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. Kokouksen avaus
  2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. Esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja toiminnantarkastajien lausunnot vuosikokousten väliseltä ajalta
  6. Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
  7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksu seuraavalle toimikaudelle
  8. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä muut jäsenet
  9. Valitaan kaksi toiminnantarkastajaa ja heille kaksi varamiestä seuraavaksi toimikaudeksi
  10. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seura vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

10 § SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA SUKUSEURAN PURKAMINEN
Päätöksiin, jotka tarkoittavat näiden sääntöjen muuttamista tai sukuseuran purkamista, vaaditaan vähintään kolmeneljännestä (3/4) yhdistyksen kokouksessa annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta.
Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkautumisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.
Nämä säännöt on hyväksytty Nyyssösten sukuseura ry:n perustamiskokouksessa 26.8.2000 hyväksyttyihin sääntöihin seuran kokouksessa 6.7.2019 tehdyin muutoksin.


Sukututkimuksen TIETOSUOJAOHJEISTUS

Linkki Suomen Sukututkimusseuran sivuille.